​Har du hittat ett anbud som passar dig och vill vara med att lämna anbud?

Två hästar som står mittemot varandra på bakbenen

Ja då är det bara att sätta igång! Vänta inte. Tänk inte att det är lång tid kvar utan börja så snart du kan. Ofta tar det längre tid än man tror, och när du väl är klar så är det bättre att ha dagar tillgodo, än att stressa igenom anbudet.

Viktigt att tänka på

Eftersom det kan ta tid att fylla i och hämta in alla uppgifter som ska vara med så är det, som sagt viktigt att du börjar i tid. 

Läs igenom

Det första du bör göra är att läsa igenom hela underlaget, passar upphandlingen för dig, kan du uppfylla alla eventuella krav?

Finns det ska-krav?

Om det finns ska-krav, så är de tvingande och måste uppfyllas för att du ska gå vidare till eventuell utvärdering av bör-krav.
Beskriv hur du kan uppfylla kraven för att få bästa möjliga utfall i utvärderingen. Köparen är inte skyldig att låta dig göra någon form av förtydligande eller komplettering. Svara bara på det som efterfrågas och var noga med att alla blanketter är med. Den som bäst uppfyller utvärderingskriterierna vinner upphandlingen.

Svara på alla frågor
Du ska svara på alla frågor i upphandlingsdokumentet. Ofullständiga anbud kan innebära att det stryks helt.
Tänk på att svara på alla frågor, även om du som leverantör är känd för köparen. Skriv ditt anbud som om du vänder dig till en mottagare som inte vet någonting om din verksamhet.

Ta fram alla dokument
Det är vanligt att ett anbud ska innehålla dokument som visar ekonomisk ställning. Därför kan det vara bra att förbereda genom att ta fram årsredovisning, kreditupplysning och bolagets tekniska och yrkesmässiga kapacitet. En aktuell företagspresentation kan också vara bra att ha i beredskap. Nu för tiden tar den upphandlande myndigheten oftast själv reda på uppgifter om registreringsbevis, F-skatt och liknande.

Resurser
Köparen vill veta om ditt företag har tillräckligt med resurser för att lösa uppgiften. Tydliggör ditt företags personella resurser och säkerställ hur ni levererar även om en eller flera personer av någon anledning skulle falla bort.

Nästan klart, men...
Följ anvisningarna om hur anbudet ska utformas.

Innan du lämnar in:
Checklista för arbetet med ditt anbud

  • Undvik förkortningar och facktermer.
  • Följ strukturen i upphandlingsdokumentet.
  • Skicka med efterfrågad information.
  • Kontrollera att alla ställda krav i upphandlingsdokumentet uppfylls.
  • Kontrollera att dina referensers kontaktinformationer är uppdaterade och att de är kontaktade.
  • Planera arbetet. Tiden är begränsad.
  • Skriv anbudet så att det är lätt att förstå.
  • Svara på efterfrågade dokument.
  • Hänvisa inte till webbsidor eller andra källor.

Lämna in i tid
För sent inlämnade anbud får inte prövas. Lämna anbudet på det sätt som anges. Ska anbudet exempelvis lämnas som brev kan du inte skicka in det via e-post. Var noga med att anbudet är korrekt och komplett vid inlämningen.

Frågor och svar

Vad i upphandlingsdokumentet är viktigast?
Allting! Att du fyller i just det köparen frågar efter! Utvärderingskriterierna avgör upphandlingen, därför måste du förstå hur ditt anbud kommer att utvärderas. Läs utvärderingskriterierna först. Då vet du spelreglerna direkt.

Hur skriver jag det vinnande anbudet?
Genom att besvara det som efterfrågas på ett så bra sätt som möjligt. Att skriva vinnande anbud handlar om att ”sälja på papper” och att ge bevis på att du verkligen vill vinna och få myndigheten som kund. Skriv kort, kärnfullt och tydligt. De flesta uppskattar korta förfrågningsunderlag och kortfattade svar. Om du väljer att skriva en sammanfattning skriver du det viktigaste först.

Hur skriver jag för att få köparen att känna sig trygg?
Följ gärna ordningen i förfrågningsunderlaget. Använd gärna samma ord och uttryck som förekommer i förfrågningsunderlaget. Undvik om möjligt fackuttryck om inte kunden själv använder sådana. Det viktigaste är att du håller dig till det som efterfrågas och ingenting annat.

Kan konkurrenterna se mitt anbud?
Anbudansökningar och anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att köparen beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör. Detta innebär att inga uppgifter om lämnade anbud får lämnas ut av köparen innan beslutet är fattat. Det är inte heller tillåtet att uppge hur många anbud som har kommit in.

När tilldelningsbeslutet har meddelats och alla anbud offentliggjorts omfattas anbudsansökningarna av offentlighetsprincipen. De kan alltså lämnas ut om någon begär det. Önskar du som leverantör att någonting ska sekretessbeläggas anger du det i din ansökan.

Förlorade du anbudet är ett tips att begära ut konkurrenternas anbudshandlingar för att lära till nästa gång.
Priset i det vinnande anbudet anses normalt inte vara föremål för sekretess. Observera att offentlighetsprincipen inte gäller för upphandlande myndigheter som är statliga bolag.

Uppfyller du inte alla krav?
Kan ditt företag inte uppfylla ställda krav har du möjlighet att använda dig av underleverantörer för att utföra kontraktet. Du har också möjlighet att gå samman med flera andra företag och lämna anbud. Hamnar du i en sådan situation är det viktigt att komma ihåg att det är du som anbudslämnare som har ansvar gentemot köparen att leverera.

Vem får kontraktet?
Det finns två vägar för köparen att välja mellan när anbuden ska utvärderas. Köparen kan gå efter vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt eller efter lägsta pris, vilket tydligt ska framgå i förfrågningsunderlaget under rubriken ”Utvärderingskriterier”.
Används lägsta pris väljer köparen det anbud som har lägst pris bland de som uppfyller alla ska-krav.

Tillämpas istället ekonomiskt mest fördelaktigt väljer köparen det anbud av de som uppfyller alla ska-krav som bäst motsvarar utvärderingskriterierna. Köparen viktar och poängsätter, både pris och andra faktorer. Hur denna viktning görs ska tydligt framgå i förfrågningsunderlaget.

Vad är det köparen tittar på i mitt anbud?
De obligatoriska kraven ska-kraven. De handlar dels om krav på dig som leverantör, dels om krav på ditt erbjudande. Köparen tittar också på om anbudet är inlämnat i rätt tid. Alla efterfrågade dokument ska finnas med, alla frågor vara besvarade och uppgift om vad ditt erbjudande kostar. Om begärda uppgifter inte finns med så förkastas anbudet. Köparen tittar på ditt företags historik; vad har ditt företag uppnått fram till idag vad gäller omsättning, vinst, antal uppdrag, antal anställda? Lyft fram den del i din verksamhet som är av intresse för kunden.        

Kan jag överklaga en upphandling?
Om du tycker att ett upphandlingsbeslut är fattat på felaktiga grunder har du rätt att begära överprövning av beslutet i allmän förvaltningsdomstol. En överprövning kan leda till att upphandlingen får göras om eller att den inte får avslutas förrän rättelse har gjorts.
Kom dock ihåg att inte låta ren besvikelse efter en förlorad upphandling leda till en överprövning.

Börja alltid med att vända dig direkt till köparen om du anser att du har blivit felaktigt behandlad i en upphandling. Många processer i domstol kan undvikas genom en sådan kontakt.

Kontraktsskrivning
Var medveten om att inga villkor får ändras. Känn till kraven på respektive avtalspart. Gå igenom förutsättningarna med din nya kund, till exempel kontaktpersoner, beställare, beställningsrutiner, rapportering och uppföljningsmöten.

Är du företagare och vill lära dig mer om offentliga upphandlingar?
UDD erbjuder utbildning, affärsträffar, med möjlighet till indviduellt stöd. Start i november 2018.
Läs mer här.